Administrar los Contestadores Automáticos en Zoom 2
La herramienta de Zoom 2 ofrece a sus usuarios la opción de agregar un contestador automático para sus reuniones. Esto le permite a las personas que asisten a la reunión para obtener información importante antes de que comience la reunión. El administrador del grupo puede elegir entre varias opciones para personalizar el mensaje de contestador automático para así asegurarse de que todos tengan la información correcta. Estas son algunas cosas que hay que recordar al configurar el contestador automático en Zoom 2.
1. Elija la opción correcta
Zoom 2 permite configurar un contestador de tres maneras diferentes. El administrador del Grupo puede elegir entre un mensaje en la pantalla, una notificación completa o la opción de un mensaje de voz. Dependiendo de cuánta información quiera incluir, la opción correcta puede variar. Además, es importante recordar que las personas necesitarán siempre una manera de confirmar su asistencia a la reunión.
2. Añada un información importante
Al personalizar el mensaje del contestador, es importante recordar incluir TODA la información importante para la reunión. Esto incluye la dirección y el nombre del grupo, el tema clave de la reunión, los detalles de la hora y la fecha, así como otros temas o propósitos importantes. Si se utiliza la opción de mensaje de voz, es útil incluir el número de teléfono de la persona que dirige la reunión para una mayor facilidad de contacto.
3. Edite los datos
Luego de incluir la información importante, el administrador del grupo puede editar el mensaje para darle tono y personalizarlo según las necesidades de la reunión. Esto puede incluir frases de motivación o desafíos, así como el tono amable que el grupo espera al participar.
4. Ejemplos de mensajes de contestador
- Bienvenidos a la reunión de Zoom 2. Esperamos enfocarnos en el tema principal del desarrollo del software a lo largo de la hora. Por favor confirmen su asistencia al 347-123-4569 con el nombre del grupo.
- ¡Hola! Esta es la reunión semanal del Grupo de Desarrollo de Software organizado por Zoom 2. Nuestro objetivo de hoy es revisar el código creado por cada miembro del equipo. Por favor recuerden llamar al 347-123-4569 con el nombre del grupo para confirmar su asistencia.
5. Pruebe el contestador
Luego de editar el mensaje, es importante que el administrador del grupo lo pruebe para asegurarse de que el mensaje se entienda claramente. Esto es especialmente importante si se utiliza la opción de mensaje de voz. Después de esto, el contestador automático estará listo para usar.
Ejemplo de cómo se debe administrar un contestador automático en Zoom 2:
El administrador del grupo de Zoom 2 deberá elegir la opción correcta para el contestador automático, ya sea un mensaje en la pantalla, notificación completa o mensaje de voz. Después, incluya toda la información importante para la reunión como la dirección y el nombre del grupo. Luego, personalice el mensaje para darle tono. Finalmente, pruebe el contador automático para asegurarse de que éste funcione de manera adecuada.